Phần mềm WMS là gì? Ứng dụng WMS quản lý kho cho thuê chuyên nghiệp

Phần mềm WMS đang trở thành giải pháp quản lý được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Nhờ khả năng theo dõi tồn kho theo thời gian thực, sắp xếp không gian lưu trữ và tránh sai sót.

Vậy WMS là gì và nó đã được ứng dụng như thế nào trong mô hình kho cho thuê hiện đại?

Hãy cùng Ace Home Việt Nam tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Xem thêm: Dịch vụ cho thuê kho là gì? Những thông tin cơ bản về dịch vụ cho thuê kho bãi

WMS là gì? Ứng dụng phần mềm WMS trong thuê kho hiện đại

WMS (Warehouse Management System) là phần mềm chuyên dụng giúp doanh nghiệp cho thuê kho giám sát toàn bộ quy trình. Từ xuất – nhập, tồn kho và điều phối nhân lực – thiết bị trong kho theo thời gian thực. WMS tự động cập nhật số lượng hàng hóa ngay khi có lệnh xử lý. Theo khảo sát, chúng có thể giảm sai sót đến 50% và tăng hiệu suất làm việc lên 30%.

Với khả năng tích hợp trực tiếp vào hệ thống ERP, TMS hay các công cụ bán hàng. Phần mềm quản lý kho WMS hỗ trợ tối ưu hóa không gian lưu trữ, tự động phân luồng đơn hàng. Thực hiện các cảnh báo tồn tối thiểu và hỗ trợ báo cáo chính xác trong vài giây.

Đối với doanh nghiệp thuê kho, phần mềm WMS cung cấp giải pháp quản lý linh hoạt. Từ cài đặt nhanh trên nền tảng đám mây đến tùy chỉnh riêng theo quy mô kho và luồng vận hành. Nhằm tiết kiệm chi phí thuê nhân lực, nâng cao tỷ lệ hoàn thành đơn đúng hạn. Đảm bảo minh bạch vận hành giữa các bên liên quan.

6 loại hệ thống WMS phổ biến hiện nay

Dưới đây là 6 loại hệ thống WMS phổ biến trong dịch vụ kho bãi. Mỗi loại sở hữu những tính năng riêng để đáp ứng từng nhu cầu cụ thể:

Loại hệ thống WMS	Đặc điểm chính	Đối tượng phù hợp
WMS độc lập	Phần mềm chuyên quản lý kho: tồn kho, đơn hàng, nhân sự.	Doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi phí đầu tư thấp, dễ tùy biến.
WMS dựa trên nền tảng đám mây (SaaS)	Quản lý kho qua internet, không cần phần cứng, dễ mở rộng, tiết kiệm chi phí.	Doanh nghiệp nhỏ đến lớn, đặc biệt là chuỗi kho ở nhiều khu vực.
WMS tích hợp trong hệ thống ERP	Kết nối kho với các phòng ban như kế toán, bán hàng, mua hàng.	Doanh nghiệp lớn cần đồng bộ toàn bộ hoạt động.
WMS dạng mô-đun chuỗi cung ứng (SCM)	Quản lý cả kho và vận tải, dự báo nhu cầu, phân tích dữ liệu chuỗi cung ứng.	Doanh nghiệp có quy trình logistics phức tạp, từ đầu vào đến giao hàng cuối cùng.
WMS dành riêng cho ngành	Tùy biến cho ngành đặc thù: dược, 3PL, TMĐT, v.v. có tính năng như quản lý nhiệt độ.v.v.	Doanh nghiệp cần tuân thủ quy định ngành và tối ưu hiệu suất kho chuyên biệt.
WMS “lite” cho trung tâm hoàn tất đơn hàng nhỏ (MFC)	Thiết kế đơn giản, nhẹ, tích hợp tự động hóa như AutoStore, pick-to-light.	TMĐT có diện tích kho nhỏ, cần xử lý đơn hàng nhanh, hoạt động phân tán.

Các loại hệ thống WMS được sử dụng phổ biến hiện nay

Lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý kho WMS

Không đơn thuần là phần mềm nhập xuất kho, WMS mang lại nhiều lợi ích thực tế, trong các khía cạnh sau:

• Tối ưu không gian và định vị nhanh chóng. Doanh nghiệp bố trí hàng hóa hợp lý theo sơ đồ kho, tận dụng diện tích lưu trữ khoa học. Mỗi vị trí được gắn mã vạch hoặc QR code, hỗ trợ định vị hàng hóa trong vài giây. 
• Quản lý tồn kho real-time và cảnh báo kịp thời. Hỗ trợ bộ phận vận hành, kinh doanh và mua hàng đưa ra quyết định nhanh, tránh dư thừa hay thiếu hụt hàng. Khi hàng hóa chạm ngưỡng tồn tối thiểu, hệ thống sẽ tự động cảnh báo để lên kế hoạch nhập hàng kịp thời.
• Tránh sai sót và tăng năng suất lao động. Tính năng quét mã vạch/QR code giúp giảm đến 90% sai sót do nhập liệu thủ công. Nhân viên thao tác nhanh hơn, hệ thống ghi nhận tự động. 
• Minh bạch chi phí thuê kho và công nợ. Hệ thống WMS hiện đại có thể tích hợp với phần mềm kế toán. Cho phép doanh nghiệp theo dõi chi tiết chi phí thuê kho theo từng vị trí, thời gian lưu trữ và sản phẩm. 
• Tối ưu chi phí vận hành tổng thể. Nhờ tự động hóa quy trình nhập xuất và kiểm soát tồn kho chặt chẽ. Đặc biệt, với hệ thống WMS nền tảng đám mây, doanh nghiệp còn tiết kiệm chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng và nâng cấp hệ thống định kỳ. 

Chức năng của hệ thống WMS trong quản lý kho hàng

Theo khảo sát từ Peerless Research, có tới 87% doanh nghiệp vẫn đang xử lý hàng hóa bằng tay – điều này cho thấy nhu cầu chuyển đổi số bằng WMS là vô cùng cần thiết:

WMS hỗ trợ toàn diện

Từ khâu tiếp nhận, lưu trữ, theo dõi hàng tồn kho, đến chọn hàng, đóng gói và vận chuyển. Nhờ tích hợp công nghệ mã vạch, QR code và RFID. Phần mềm cho phép quét hàng hóa tự động, đối chiếu nhanh chóng với đơn hàng, giảm sai sót và tăng tốc độ xử lý. Với tính năng theo dõi tồn kho thời gian thực, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát số lượng, hạn sử dụng, vị trí hàng hóa, thậm chí cả sản phẩm đang trên đường vận chuyển. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho ngành thương mại điện tử, phân phối, logistics và kho lạnh. Những lĩnh vực này yêu cầu độ chính xác cao và tốc độ xử lý nhanh.

Hỗ trợ quy trình vận hành

Phần mềm WMS quản lý nhập – xuất kho, phân bổ không gian lưu trữ, quản lý bãi đỗ và bến tàu. Hỗ trợ cross-docking (chuyển hàng trực tiếp mà không cần lưu kho). Với các thuật toán thông minh, hệ thống đề xuất đường đi ngắn nhất để chọn hàng. Giảm đến 55% chi phí lấy hàng – một khoản đáng kể trong tổng chi phí kho vận.

Giám sát hiệu suất nhân sự

Phân tích KPI, đánh giá năng suất và lập kế hoạch phân công phù hợp. Đối với các doanh nghiệp vận hành nhiều kho cùng lúc, phần mềm cũng hỗ trợ quản lý đồng bộ trên nền tảng đám mây. Hỗ trợ cập nhật dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, kể cả trên điện thoại di động.

Báo cáo và phân tích dữ liệu theo thời gian thực

Tính năng giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện vấn đề, đưa ra quyết định chiến lược và cải thiện hiệu suất tổng thể. Nhờ WMS, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí, nâng cao độ chính xác trong từng đơn hàng. Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Xu hướng tương lai của phần mềm WMS

Hiện nay, việc ứng dụng hệ thống quản lý kho (WMS) đang dần trở thành tiêu chuẩn trong hoạt động kho vận hiện đại tại Việt Nam. Đặc biệt trong các ngành thương mại điện tử, sản xuất và logistics. Tuy nhiên, thực tế cho thấy vẫn còn không ít rào cản khiến nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ngần ngại triển khai. Bao gồm chi phí đầu tư ban đầu có thể lên tới hàng tỷ đồng. Bên cạnh đó, việc thiếu hụt nhân lực am hiểu công nghệ – khi chỉ khoảng 30% lao động ngành logistics được đào tạo chuyên sâu về CNTT.

Các phần mềm như WMS-X hay Cloudify WMS hiệu quả. Đã chứng minh thành quả rõ rệt trong việc số hóa toàn bộ hoạt động kho. Hỗ trợ quản lý nhiều kho cùng lúc, xử lý dữ liệu tồn kho theo thời gian thực. Cảnh báo hàng sắp hết hoặc hết hạn sử dụng ngay trên điện thoại.

Không dừng lại ở đó, xu hướng kho thông minh đang ngày càng phổ biến. Có sự góp mặt của công nghệ như AI, IoT, robot tự vận hành (AGV/AMR), thực tế tăng cường (AR), chọn hàng bằng giọng nói (voice picking).v.v. Những giải pháp này sắp xếp không gian và quy trình vận hành mở ra khả năng dự đoán.

Điều phối và tự động hóa theo nhu cầu thị trường. Chẳng hạn, hệ thống cảm biến IoT có thể truyền dữ liệu về WMS để AI phân tích và đưa ra cảnh báo sớm. Từ việc điều phối nhân sự cho đến phân bổ hàng tồn.

Kết luận

Việc lựa chọn hệ thống quản lý kho (WMS) phù hợp có thể quyết định hiệu quả vận hành và chi phí trong quá trình lưu trữ, phân phối hàng hóa. Từ bài viết trên, Ace Home Việt Nam đã trình bày khái niệm phần mềm WMS, lợi ích và chức năng của chúng trong quá trình cho thuê kho. Hy vọng, các bạn đã lựa chọn được phần mềm phù hợp trong quá trình quản lý hàng hóa của mình!