Dịch vụ kho vận không đơn thuần là nơi lưu trữ hàng hóa. Chúng đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu chuỗi cung ứng. Vậy dịch vụ kho vận là gì? Quy trình vận hành kho như thế nào?
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp lưu kho phù hợp để phát triển kinh doanh, đừng bỏ qua nội dung dưới đây!
Xem thêm: Dịch vụ cho thuê kho là gì? Những thông tin cơ bản về dịch vụ cho thuê kho bãi
Kho vận là gì?
Kho vận là sự kết hợp giữa hai yếu tố chính: lưu kho và vận chuyển. Chúng có vai trò quan trọng trong việc đưa hàng hóa từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng nhanh chóng và an toàn. Đây không chỉ đơn thuần là việc lưu trữ hay vận tải. Công việc này còn bao gồm cả quy trình tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra, bảo quản, đóng gói, bốc xếp, vận chuyển, phân phối. Thậm chí là hỗ trợ thủ tục thông quan nếu cần.
Dịch vụ kho vận hiện nay thường do các đơn vị chuyên nghiệp đảm nhận. Thay vì nên đầu tư kho bãi riêng, doanh nghiệp có thể thuê kho bên ngoài. Kết hợp với các dịch vụ xử lý hàng hóa, rút ngắn thời gian giao hàng trung bình từ 20–30%. Cùng với việc giảm chi phí lưu kho đến 40% so với mô hình truyền thống.
Vì sao doanh nghiệp cần dịch vụ kho vận khi kinh doanh?
Hiện nay, môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh. Người tiêu dùng ngày càng kỳ vọng cao về tốc độ giao hàng. Kho vận giúp:
Doanh nghiệp tối ưu chi phí. Từ lưu trữ đến vận chuyển. Bằng cách giảm thiểu hàng tồn kho, rút ngắn thời gian giao nhận và tránh rủi ro hư hỏng, thất lạc. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 30% chi phí logistics khi áp dụng hệ thống kho vận hiện đại.
Nâng cao khả năng cạnh tranh. Hàng hóa được xử lý và giao đến khách hàng nhanh chóng, chính xác. Tốc độ và độ tin cậy trong giao hàng là yếu tố quyết định tỷ lệ quay lại mua hàng của người tiêu dùng.
Tăng tính linh hoạt trong vận hành. Công nghệ quản lý kho (WMS), doanh nghiệp có thể theo dõi hàng. Cho phép doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với biến động thị trường. Hoặc mở rộng quy mô mà không cần đầu tư thêm về hạ tầng. Đặc biệt, với sự hỗ trợ của các công nghệ quản lý kho (WMS). Doanh nghiệp có thể theo dõi hàng hóa theo thời gian thực. Cùng việc kiểm soát tồn kho hiệu quả và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
Đảm bảo an toàn và chất lượng hàng hóa. Thông qua các quy chuẩn đóng gói, lưu kho, bảo hiểm hàng hóa và quy trình kiểm soát nghiêm ngặt. Điều này đặc biệt quan trọng với các mặt hàng dễ hỏng, hàng cồng kềnh hoặc sản phẩm có giá trị cao.
Xem thêm: Vì sao nên tìm kho cho thuê trong hoạt động kinh doanh?
Quy trình vận hành kho vận chuẩn cho doanh nghiệp
Dưới đây là 6 giai đoạn quan trọng trong quy trình vận hành kho chuyên nghiệp:
Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng
Khách hàng gửi thông tin nhu cầu lưu trữ hoặc vận chuyển đến nhà cung cấp dịch vụ kho vận. Đơn vị này sẽ phân tích yêu cầu, tư vấn loại hình dịch vụ phù hợp. Sau đó báo giá chi tiết và hướng dẫn thủ tục liên quan.
Xác nhận đơn hàng và chuẩn bị hạ tầng
Sau khi thỏa thuận điều khoản, đơn vị kho vận tiếp nhận đơn. Sẽ lên kế hoạch sắp xếp kho bãi và phương tiện vận chuyển. Thông tin đơn hàng được nhập vào hệ thống quản lý để giám sát xuyên suốt. Sau khi thỏa thuận điều khoản, đơn vị kho vận tiếp nhận đơn, lên kế hoạch sắp xếp kho bãi và phương tiện.
Kiểm định chất lượng hàng hóa
Hàng được nhận từ khách hàng hoặc đối tác logistics. Nhân viên kho kiểm tra chi tiết số lượng, tình trạng hàng (nguyên vẹn, hư hỏng). Đối chiếu với đơn đặt hàng để tránh sai sót.
Tổ chức lưu kho vận thông minh
Hàng hóa đạt chuẩn được phân loại và sắp xếp vào khu vực chuyên biệt (theo loại, kích thước, điều kiện bảo quản). Hệ thống WMS (Warehouse Management System) tự động cập nhật dữ liệu tồn kho. Hàng hóa được truy xuất vị trí nhanh chóng.
Đóng gói và chuẩn bị xuất kho
Khi nhận yêu cầu giao hàng, nhân viên chọn lọc sản phẩm. Tiến hành đóng gói theo quy chuẩn (đảm bảo an toàn, dán mã vạch, nhãn phân loại). Quy trình này giúp tối ưu thời gian xử lý và hạn chế nhầm lẫn.
Vận chuyển và bàn giao tận tay
Đơn vị vận tải nhận hàng và giao đến địa chỉ đã đăng ký. Khách hàng có thể theo dõi lộ trình qua ứng dụng và xác nhận khi nhận hàng thành công.
Xử lý hàng hoàn trả
Trường hợp hàng bị trả lại, đơn vị kho vận kiểm tra nguyên nhân (lỗi sản phẩm, giao sai v.v.). Cập nhật kho và xử lý theo chính sách của doanh nghiệp (đổi trả, tái nhập kho, hoặc hủy).
Các mô hình kho vận phổ biến theo từng loại hình kinh doanh
Dưới đây là các mô hình dịch vụ kho vận phổ biến. Chúng được thiết kế phù hợp với từng nhu cầu kinh doanh:
Dịch vụ kho vận lưu trữ hàng hóa chuyên biệt
Cung cấp không gian bảo quản hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn an toàn. Một vài loại hình kho phù hợp như: Kho thường, kho lạnh, kho hóa chất/đặc thù. Chi phí lưu kho thường dao động theo diện tích, số lượng, loại kho và thời gian lưu trữ.
Dịch vụ quản lý hàng hóa bằng phần mềm
Song song với lưu trữ là dịch vụ quản lý hàng hóa hiện đại. Chúng giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho thông qua phần mềm chuyên dụng. Tính năng phổ biến bao gồm:
- Theo dõi lượng hàng hóa theo thời gian thực.
- Quản lý nhiệt độ hàng hóa.
- Truy xuất lịch sử lưu kho, kiểm kê, hạn sử dụng,v.v.
Dịch vụ vận chuyển và xử lý đơn hàng
Một số đơn vị kho vận hiện nay cung cấp dịch vụ trọn gói như:
- Vận chuyển, giao hàng, xuất khẩu.
- Tích hợp dịch vụ đóng gói – dán tem.
Dịch vụ thông quan và khai báo hải quan
Dịch vụ này giúp:
- Hoàn thiện hồ sơ, xử lý thủ tục hải quan.
- Tư vấn quy định, thuế suất theo từng loại hàng.
- Hỗ trợ doanh nghiệp tránh rủi ro và chi phí phát sinh.
Những đơn vị uy tín thường sở hữu đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu quy trình xuất nhập khẩu.
Xem thêm: Cho thuê kho ngoại quan: Thông tin hợp đồng và quy định thuê kho
Các dịch vụ hỗ trợ khác
Ngoài các dịch vụ chính, nhiều kho vận còn cung cấp các giải pháp hỗ trợ gia tăng hiệu quả:
- Đóng gói, dán tem, gia cố kiện hàng. Bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển xa hoặc xuất khẩu.
- Nâng hạ, bốc xếp. Xử lý hàng hóa an toàn bằng xe nâng hoặc nhân lực chuyên nghiệp.
- Quản lý hàng hoàn, đổi trả.
Đặc biệt hữu ích với các shop online có lượng đơn hàng lớn. Giúp xử lý hàng trả về nhanh gọn và kiểm soát tồn kho hiệu quả.

Kết luận
Tóm lại, một hệ thống kho vận chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn là nền tảng chiến lược để phát triển bền vững và tạo lợi thế dài hạn trên thị trường.
Pingback: Vận đơn là gì? Thông tin các loại vận đơn trong thuê kho