Mã SKU có vai trò quan trọng trong quản lý kho hàng. Việc triển khai hệ thống SKU đúng cách giúp doanh nghiệp theo dõi sản phẩm dễ dàng, nâng cao hiệu suất làm việc.
Mã SKU là gì trong thương mại điện tử? Cách tạo mã như thế nào?
Nếu bạn đang kinh doanh bán lẻ hoặc thương mại điện tử, hãy tham khảo bài viết dưới đây về vai trò và tính ứng dụng của mã SKU trong quản lý hàng hóa.
Xem thêm: Khái niệm LIFO, FIFO và FEFO – Phương pháp quản lý hàng hóa tồn kho hiệu quả
SKU là gì? Vai trò của mã SKU trong quản lý tồn kho
Định nghĩa SKU
Mã SKU (Stock Keeping Unit) là một mã định danh riêng biệt. Chúng được sử dụng để theo dõi và phân loại sản phẩm trong hệ thống quản lý kho hàng. Mã SKU thường được tạo ra bằng cách kết hợp các ký tự chữ và số. Đại diện cho các đặc điểm của sản phẩm như danh mục, màu sắc, kích thước, thương hiệu, v.v. SKU giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho. Tối ưu quy trình bán hàng, đặt hàng và vận chuyển.
Vai trò của mã SKU
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Mã SKU giúp theo dõi số lượng hàng hóa trong kho một cách chính xác, tránh sai sót trong quá trình kiểm kê. Khi sản phẩm được nhập hoặc xuất kho, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng. Giúp doanh nghiệp có dữ liệu chính xác để lập kế hoạch nhập hàng. Tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng tồn kho.
Hỗ trợ quá trình đặt hàng và nhập hàng
SKU sản phẩm giúp xác định chính xác từng sản phẩm. Tránh nhầm lẫn khi đặt hàng từ nhà cung cấp. Khi hàng về kho, nhân viên chỉ cần quét SKU để kiểm tra số lượng và tình trạng sản phẩm. Đảm bảo tính chuẩn xác trong quá trình nhập hàng.
Kiểm kê hàng hóa nhanh chóng
Trong quá trình kiểm kê kho, SKU giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh số liệu thực tế với dữ liệu trong hệ thống. Hỗ trợ nhanh chóng phát hiện chênh lệch và có biện pháp xử lý kịp thời. Tránh thất thoát hàng hóa do sai sót hoặc mất cắp.
Hỗ trợ quản lý bán hàng và marketing
Mã SKU giúp theo dõi xu hướng bán hàng, xác định sản phẩm bán chạy hoặc tồn kho lâu. Dữ liệu này hỗ trợ các chiến dịch marketing và giảm giá. Ngoài ra, SKU cũng giúp phân loại hàng hóa để triển khai các chương trình khuyến mãi hoặc ưu đãi theo từng danh mục cụ thể.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Nhờ SKU, nhân viên có thể nhanh chóng tìm kiếm sản phẩm. Tư vấn cho khách hàng và xử lý đơn hàng nhanh hơn. Trong thương mại điện tử, SKU giúp đề xuất các sản phẩm liên quan. Cải thiện trải nghiệm mua sắm trực tuyến và tăng doanh số bán hàng.
Nguyên tắc và cách tạo mã SKU để quản lý hàng hóa
Nguyên tắc đặt mã SKU chuẩn
Cấu trúc mã SKU khoa học
Một mã SKU hiệu quả thường bao gồm các thông tin quan trọng sau:
- Tên thương hiệu hoặc nhà sản xuất: Xác định nguồn gốc sản phẩm.
- Mô tả sản phẩm: Gồm chất liệu, kiểu dáng, dòng sản phẩm.
- Ngày nhập hàng: Dùng 2 chữ số cuối của ngày, tháng, năm để theo dõi vòng đời sản phẩm.
- Kho lưu trữ: Nếu có nhiều kho, cần ký hiệu riêng để phân biệt.
- Kích thước và màu sắc: Hỗ trợ phân loại sản phẩm nhanh chóng.
- Tình trạng sản phẩm: Hàng mới hoặc đã qua sử dụng để dễ kiểm kê.
Độ dài và ký tự trong SKU
Mã SKU cần có cấu trúc rõ ràng, dễ đọc và dễ quản lý. Khi đặt SKU, hãy tuân theo các nguyên tắc sau:
- Nên có từ 8 đến 12 ký tự, tránh quá dài gây khó nhớ.
- Không dùng ký tự đặc biệt như *, &, %, tránh lỗi trên một số nền tảng TMĐT.
- Sử dụng kết hợp số và chữ, đặt dấu “-” hoặc “.” giữa các phần để dễ đọc.
- Tránh sử dụng các ký tự dễ nhầm lẫn như O, I, L vì dễ gây sai sót khi nhập liệu.
- Không bắt đầu SKU bằng số 0 để tránh bị mất dữ liệu trên Excel hoặc hệ thống quản lý kho.
Cách tạo mã SKU
Có 2 cách tạo mã SKU phổ biến là tự động bằng phần mềm và thủ công:
Tạo mã SKU tự động bằng phần mềm
Các hệ thống quản lý kho (IMS) hoặc phần mềm bán hàng TMĐT như Shopify, WooCommerce, Haravan đều hỗ trợ tạo SKU tự động. Chỉ cần nhập các thông tin sản phẩm, hệ thống sẽ tự động sinh mã SKU dựa trên cấu trúc định sẵn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tránh lỗi nhập liệu.
Tạo mã SKU thủ công
Nếu quản lý số lượng sản phẩm ít, doanh nghiệp có thể tự tạo SKU bằng cách:
- Gán mã danh mục: Dùng ký hiệu cho từng danh mục sản phẩm.
- Sử dụng quy tắc đặt tên nhất quán: Ví dụ, luôn bắt đầu bằng thương hiệu, tiếp theo là loại sản phẩm, màu sắc, kích thước.
- Đảm bảo SKU là duy nhất: Không dùng lại SKU từ các mùa trước để tránh nhầm lẫn.
Phân biệt mã SKU và Barcode, UPC
Mã SKU (Stock Keeping Unit), Barcode và UPC (Universal Product Code) đều là công cụ quan trọng trong quản lý hàng hóa. Dù vậy, chúng cũng có sự khác biệt rõ rệt về chức năng và mục đích sử dụng:
| Tiêu chí | SKU (Stock Keeping Unit) | Barcode (Mã vạch) | UPC (Universal Product Code) |
Khái niệm
|
Mã nội bộ do doanh nghiệp tự tạo để quản lý sản phẩm trong kho. | Dạng mã vạch gồm các đường sọc đen trắng, được quét bằng máy để đọc dữ liệu. | Mã vạch tiêu chuẩn quốc tế gồm 12 chữ số, giúp nhận diện sản phẩm toàn cầu. |
Cấu trúc |
Kết hợp chữ và số, độ dài tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp. | Dạng hình ảnh gồm các vạch đen trắng có thể quét bằng máy. | Chuỗi số gồm 12 chữ số, không chứa ký tự chữ cái. |
Mục đích sử dụng
|
Quản lý hàng tồn kho nội bộ, phân loại sản phẩm theo đặc điểm. | Giúp quét nhanh sản phẩm khi thanh toán hoặc kiểm kê. | Nhận diện sản phẩm khi bán hàng trên thị trường quốc tế. |
Khả năng tùy chỉnh |
Linh hoạt, có thể thay đổi theo yêu cầu doanh nghiệp. | Được tạo theo tiêu chuẩn nhất định, không thể thay đổi. | Không thể tùy chỉnh, do GS1 cấp mã duy nhất cho mỗi sản phẩm. |
Phạm vi sử dụng |
Sử dụng nội bộ trong kho hàng và chuỗi cung ứng. | Dùng trong hệ thống thanh toán, kiểm kê hàng hóa. | Áp dụng rộng rãi trong thương mại điện tử và bán lẻ toàn cầu. |
Khả năng đọc |
Có thể đọc bằng mắt thường. | Cần máy quét để đọc. | Chỉ có thể quét bằng máy. |
Tính duy nhất |
Doanh nghiệp tự đặt, có thể trùng lặp giữa các doanh nghiệp khác nhau. | Có thể giống nhau giữa các sản phẩm nếu cùng loại Barcode. | Mã số duy nhất, không thay đổi trên toàn cầu. |
So sánh chi tiết giữa mã SKU, Barcode và UPC
Ứng dụng SKU trong quản lý kho hàng và fulfillment
Tối ưu tổ chức kho hàng. SKU giúp phân loại sản phẩm theo thương hiệu, màu sắc, kích thước. Có thể giảm đến 50% thời gian tìm kiếm hàng hóa trong kho.
Tránh sai sót khi kiểm kho. Việc quét mã SKU giúp tự động cập nhật số lượng hàng hóa, giảm lỗi kiểm kê xuống dưới 1%. Khi tích hợp với hệ thống WMS, độ chính xác kiểm kho có thể đạt 99%, giúp doanh nghiệp phát hiện chênh lệch kịp thời.
Quản lý dòng chảy hàng hóa. SKU theo dõi tình trạng sản phẩm theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho và nhập hàng đúng thời điểm. Điều này giảm 30% nguy cơ thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa.
Tối ưu không gian lưu trữ. Mã SKU giúp sắp xếp hàng hóa hợp lý, tận dụng diện tích kho phù hợp. Hàng bán chạy được đặt ở vị trí dễ lấy. Giảm thời gian xử lý đơn hàng và nâng cao hiệu suất kho bãi.
Minh bạch trong báo cáo và phân tích. SKU hỗ trợ tạo báo cáo tồn kho chi tiết, chính xác.
Ứng dụng SKU hiệu quả trong hệ thống fulfillment. Mã SKU sản phẩm giúp tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng. Các dịch vụ fulfillment như Ace Home Việt Nam tích hợp SKU giúp theo dõi hàng tồn chính xác, tối ưu tốc độ lấy hàng và đóng gói.
Kết luận
Sử dụng mã SKU trong quản lý hàng TMĐT mang lại nhiều lợi ích. Như tổ chức kho bãi khoa học, hạn chế sai sót khi kiểm kê, tối ưu quy trình nhập xuất hàng. Nhằm nâng cao hiệu suất và tốc độ xử lý đơn hàng. Đối với doanh nghiệp TMĐT, SKU sản phẩm có vai trò thiết yếu giúp vận hành kho hiệu quả. Đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru và nâng cao trải nghiệm khách hàng
