Hàng tồn kho là gì? Phương pháp quản lý và báo cáo hàng tồn hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho trong quản lý tài chính và tác động đáng kể đến hoạt động kinh doanh và lợi nhuận. Hiểu hàng tồn kho là gì và áp dụng đúng phương pháp quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và tối ưu dòng tiền.

Dưới đây là khái niệm, phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả phù hợp nhất cho mô hình kinh doanh của mình. Đồng thời cân nhắc đến tác động tài chính và quản lý kiểm soát hàng tồn hóa hiệu quả. 

Xem thêm: Hướng dẫn quy cách đóng gói an toàn cho doanh nghiệp thuê kho

Hàng tồn kho là gì? Các loại hàng tồn kho trong lưu trữ

Định nghĩa

Hàng tồn kho là toàn bộ “tài sản” được doanh nghiệp lưu trữ trong kho. Nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc chờ bán ra thị trường.

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 02), hàng tồn kho bao gồm: hàng hóa chờ bán, nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm hoàn chỉnh. Đây là một phần tài sản lưu động quan trọng, đóng vai trò kết nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và hiệu suất vận hành của doanh nghiệp.

Các loại hàng tồn kho phổ biến

Việc hiểu rõ và phân loại hàng tồn kho đúng cách giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả. Tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa hay dư thừa nguồn lực. Tùy vào mục đích sử dụng và vai trò trong chuỗi sản xuất – kinh doanh. Hàng hóa tồn kho được chia thành các nhóm:

• Nguyên vật liệu: Gồm nguyên liệu chính, phụ liệu, vật tư dùng để sản xuất sản phẩm. Ví dụ: gỗ, thép, nhựa, sơn,v.v.
• Sản phẩm dở dang (WIP – Work In Progress): Những sản phẩm đang trong quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn tất. Ví dụ như một bộ bàn ghế đã hoàn thiện phần khung nhưng chưa sơn phủ.
• Thành phẩm: Sản phẩm đã hoàn chỉnh, đạt tiêu chuẩn xuất bán và đang chờ tiêu thụ.
• Hàng hóa thương mại: Hàng mua về để bán lại, không trải qua quy trình sản xuất. Phổ biến trong các doanh nghiệp phân phối, bán lẻ.
• Công cụ, dụng cụ tồn kho: Bao gồm các vật tư nhỏ, thiết bị phụ trợ dùng trong quá trình sản xuất. Hoặc phục vụ hoạt động kho bãi như bao bì, bút, màng co, pallet,v.v.
• Chi phí sản xuất dở dang: Phần chi phí đã phát sinh cho sản phẩm hoặc dịch vụ nhưng chưa hoàn thành tại thời điểm ghi nhận.

Việc phân loại hàng tồn kho đúng cách giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi. Lập báo cáo nhập xuất tồn và có chiến lược lưu trữ hiệu quả hơn. Đặc biệt đối với các đơn vị thuê kho ngoài, việc xác định chính xác từng loại hàng tồn kho. Còn giúp tính toán chi phí lưu kho và vận chuyển hợp lý, từ đó tối ưu chi phí vận hành toàn bộ chuỗi cung ứng.

Các phương pháp quản lý và báo cáo hàng tồn kho phù hợp

Quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp giúp tránh rủi ro thiếu hụt hoặc dư thừa nguồn hàng. Tùy vào quy mô và đặc thù kinh doanh, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau. Nhằm theo dõi, kiểm soát và báo cáo tồn kho một cách hiệu quả:

Các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiện nay

Để quản lý hiệu quả hàng hóa và hàng tồn kho – yếu tố sống còn trong chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp, từ kế toán, kiểm kê đến tối ưu vận hành kho. Hiện nay, có nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến như:

• JIT – Quản lý đúng lúc. Chỉ lưu trữ lượng hàng cần thiết dùng để sản xuất. Giúp tiết kiệm chi phí kho bãi nhưng đòi hỏi chuỗi cung ứng vận hành chính xác, tránh đứt gãy.
• MRP – Lập kế hoạch nhu cầu vật liệu. Dựa trên dự báo doanh số để xác định nguyên liệu cần đặt mua. Phù hợp với doanh nghiệp sản xuất theo kế hoạch dài hạn.
• EOQ – Số lượng đặt hàng kinh tế. Giúp doanh nghiệp tính toán số lượng hàng cần nhập mỗi lần. Để cân bằng giữa chi phí tồn kho và chi phí đặt hàng.
• DSI – Số ngày bán hàng tồn kho. Chỉ số đánh giá hiệu quả quay vòng hàng hóa. DSI càng thấp chứng tỏ hàng hóa được luân chuyển nhanh, giảm rủi ro tồn kho.

Phương pháp hạch toán và kiểm kê hàng tồn kho

Kê khai thường xuyên: Theo dõi liên tục tình hình nhập – xuất – tồn, phản ánh trực tiếp lên sổ kế toán. Phù hợp với doanh nghiệp có hàng hóa giá trị lớn, kiểm soát nghiêm ngặt.

Kiểm kê định kỳ: Dựa vào kết quả kiểm kê thực tế cuối kỳ để xác định tồn kho. Dễ áp dụng với doanh nghiệp bán lẻ, cửa hàng có nhiều mặt hàng nhỏ lẻ.

Các phương pháp tính giá xuất kho phổ biến

Có nhiều phương pháp tính giá xuất kho trong quản lý hàng tồn kho. Mỗi cách tác động khác nhau đến hiệu quả vận hành như:

• Phương pháp nhận dạng cụ thể. Áp dụng cho hàng hóa đặc thù, giá trị cao (như máy móc, thiết bị riêng lẻ).
• Phương pháp bình quân gia quyền. Lấy trung bình giá nhập của các lô hàng để tính giá xuất – giúp làm phẳng biến động giá.
• FIFO (Nhập trước – Xuất trước). Lô hàng nhập sớm sẽ được xuất đi trước, thường làm tăng giá trị tồn kho cuối kỳ.
• LIFO (Nhập sau – Xuất trước). Lô hàng nhập sau được xuất trước, giảm lợi nhuận gộp (chỉ áp dụng trong chuẩn mực GAAP).
• Phương pháp tồn kho bán lẻ (RIM). Áp dụng cho các doanh nghiệp bán lẻ với số lượng hàng hóa lớn. Việc tính toán dựa vào tỷ lệ giá vốn trên giá bán.
  

Xem thêm: Khái niệm LIFO, FIFO và FEFO – Phương pháp quản lý hàng hóa tồn kho hiệu quả

Báo cáo và tối ưu vận hành kho

Theo dõi báo cáo lưu kho kết hợp dự báo nhu cầu và lập tồn kho dự phòng, cụ thể như:

• Lập báo cáo nhập xuất tồn theo thời gian thực
• So sánh tồn kho thực tế với sổ sách kế toán
• Phân tích tồn kho chậm luân chuyển và đề xuất giải pháp xử lý
• Tối ưu sơ đồ kho, phân quyền người dùng, gắn mã vạch
• Kết hợp phần mềm quản lý hàng tồn kho để tự động hóa và giảm sai sót

Phần mềm quản lý hàng tồn kho

Phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình nhập – xuất – tồn so với ghi sổ thủ công. Cùng tính năng theo dõi mã vạch, barcode, QR code, v.v. Các lô hàng được quét nhanh, chính xác, tránh sai sót khi đối chiếu số liệu.

Hệ thống còn có vai trò phân tích dữ liệu và cảnh báo hàng tồn lâu ngày. Tự động gửi email hoặc thông báo để bộ phận quản lý kịp điều chỉnh kế hoạch nhập – xuất, tránh tồn kho “chết”. Hiện có nhiều giải pháp uy tín như phần mềm KiotViet, WMS, FAST, MISA, Sapo,v.v. Hỗ trợ kết nối đa kênh bán hàng, báo cáo hàng hóa theo thời gian thực và tích hợp ERP để tối ưu dòng tiền, giảm chi phí lưu kho đến 30%.

Xem thêm: Phần mềm WMS là gì? Ứng dụng WMS quản lý kho cho thuê chuyên nghiệp

Kết luận

Nắm rõ việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giúp doanh nghiệp tránh thiệt hại do vốn lưu động bị đóng băng, tối ưu chi phí lưu kho và cải thiện lợi nhuận. Bên cạnh đó, lựa chọn phương pháp phù hợp và xây dựng báo cáo hàng tồn kho chính xác. Doanh nghiệp sẽ kiểm soát tốt hơn dòng tiền và đưa ra quyết định mua – bán kịp thời.

Hãy liên hệ Ace Home Việt Nam để tham khảo dịch vụ thuê kho. Và có các phương pháp quản lý hàng tồn để nâng cao hiệu suất vận hành và lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.