Forwarder đảm nhiệm vai trò trung gian thu xếp vận chuyển và còn là đối tác chiến lược. Từ tư vấn lộ trình, lựa chọn phương thức vận tải, xử lý chứng từ – thủ tục hải quan đến cung cấp dịch vụ kho bãi hiện đại.
Hiểu rõ Forwarder là gì và nắm vững quản lý quy trình xuất nhập hàng hóa theo Forwarder. Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp vận hành linh hoạt, tiết kiệm chi phí và tránh rủi ro.
Hãy tìm hiểu ngay để tối ưu hóa hoạt động xuất nhập khẩu và nâng cao hiệu quả logistics toàn diện!
Xem thêm: Thủ tục hải quan là gì? Quy định các bước làm thủ tục hải quan cần biết
Forwarder là gì?
Forwarder (viết đầy đủ là Freight Forwarder) là cá nhân hoặc doanh nghiệp đóng vai trò trung gian trong chuỗi cung ứng. Chuyên tổ chức và thu xếp các hoạt động vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận. Họ thường không sở hữu phương tiện vận tải. Mà thường liên kết với các hãng tàu, hãng hàng không, xe tải hoặc đường sắt. Để thực hiện việc vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng.
Forwarder chính là “người chuyển tiếp” – tiếp nhận hàng hóa từ một hoặc nhiều chủ hàng. Sau đó gom lại thành lô hàng lớn (consolidation) và sắp xếp phương thức vận tải. Nhằm tối ưu về chi phí và thời gian giao hàng. Ngoài ra, họ còn hỗ trợ làm thủ tục hải quan, giấy tờ xuất nhập khẩu, bảo hiểm hàng hóa và cả lưu kho, đóng gói nếu khách hàng có nhu cầu.
Forwarder hoạt động linh hoạt ở cả thị trường nội địa và quốc tế. Từ việc vận chuyển container Bắc – Nam đến xuất nhập khẩu hàng hóa sang châu Á, Âu, Mỹ, v.v. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, nên lựa chọn hợp tác với một công ty Forwarder uy tín. Giúp giảm tải rủi ro, tiết kiệm chi phí logistics và đảm bảo tiến độ giao hàng. Một số công ty lớn trong ngành như Panalpina, K+N, Schenker hay tại Việt Nam có Vinatrans, Sotrans, v.v. Họ cung cấp các dịch vụ Freight Forwarding chuyên nghiệp.
Forwarder logistics hoạt động như thế nào trong chuỗi cung ứng?
Forwarder không trực tiếp vận chuyển hàng hóa. Nhưng lại là người đứng sau điều phối toàn bộ hành trình hàng hóa một cách hiệu quả, an toàn và tiết kiệm nhất có thể. Cụ thể:
- Forwarder tiếp nhận thông tin lô hàng và tư vấn phương án vận chuyển tối ưu.
- Tiến hành đặt chỗ với hãng vận tải, gom hàng để giảm chi phí.
- Xử lý toàn bộ thủ tục hải quan và chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu.
- Điều phối hàng hóa từ điểm gửi đến nơi nhận qua các phương tiện vận chuyển.
- Theo dõi vận đơn và cập nhật tình trạng hàng hóa theo thời gian thực.
- Tổ chức giao hàng tận nơi và hỗ trợ giải quyết sự cố sau giao nhận.
- Tư vấn logistics, tối ưu chi phí vận chuyển và các giải pháp tiết kiệm hiệu quả.

Tóm lại, forwarder logistics không chỉ là “cò vận tải” như nhiều người vẫn lầm tưởng. Mà chính là người giữ nhịp vận hành cho chuỗi cung ứng toàn cầu. Họ giúp lô hàng đến đúng nơi, đúng thời gian và đảm bảo mọi thứ được quản lý minh bạch, chuyên nghiệp.
Quản lý quy trình xuất nhập hàng hóa khi làm việc với Forwarder
Đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng tiến độ, đúng quy định và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Quy trình xuất nhập hàng hóa khi làm việc với Forwarder thường trải qua các bước:
Tiếp nhận thông tin và lập kế hoạch
Cá nhân hay công ty Forwarder sẽ thu thập thông tin chi tiết về lô hàng. Như chủng loại, số lượng, thời gian giao hàng và điểm đến. Dựa vào đó, họ sẽ tư vấn cho doanh nghiệp. Đưa ra giải pháp phù hợp cùng phương thức vận chuyển phù hợp (đường biển, đường hàng không, đường bộ, v.v.) và lên kế hoạch hậu cần cụ thể.
Đặt chỗ, gom hàng và đóng gói
Forwarder tiến hành đặt chỗ với hãng tàu hoặc hãng bay. Nếu là hàng lẻ, họ sẽ gom nhiều lô nhỏ để tối ưu không gian container. Đồng thời, hỗ trợ doanh nghiệp đóng gói, dán nhãn đúng tiêu chuẩn quốc tế.
Xử lý thủ tục hải quan xuất khẩu
Forwarder khai báo hải quan, chuẩn bị hồ sơ gồm: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (CO), giấy phép xuất khẩu,v.v. Nhằm đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi và nhanh chóng tại cảng đi.
Theo dõi vận chuyển quốc tế
Khi hàng đang trên hành trình, forwarder theo dõi mã vận đơn (B/L, AWB). Cập nhật trạng thái hàng hóa theo thời gian thực. Đồng thời phối hợp với các bên xử lý nếu xảy ra sự cố, rắc rối không mong muốn. Như hàng trễ lịch, thất lạc hoặc cần kiểm tra chuyên ngành.

Thủ tục hải quan nhập khẩu
Khi hàng hóa đến quốc gia đích, Freight Forwarder khai báo hải quan nhập khẩu, nộp thuế và các phí liên quan (nếu có). Quy trình này có vai trò đảm bảo hàng hóa được lưu thông hợp pháp trên thị trường.
Giao hàng đến nơi nhận
Sau khi hoàn tất thông quan, Freight Forwarder tổ chức vận chuyển hàng hóa từ cảng nhập về kho doanh nghiệp. Hoặc điểm nhận cuối cùng bằng xe tải, tàu hỏa hoặc các phương tiện nội địa khác.
Hoàn thiện chứng từ và báo cáo
Cuối cùng, Freight Forwarder bàn giao chứng từ, hóa đơn liên quan. Và hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ xuất nhập khẩu hiệu quả. Và lập báo cáo tổng hợp, giúp quản lý xuất nhập hàng dễ dàng theo dõi hiệu quả từng lô hàng.
Vai trò của Forwarder trong quy trình xuất nhập hàng hóa
Forwarder không chỉ là đơn vị trung gian thu xếp vận chuyển mà còn là người hỗ trợ toàn diện. Từ tư vấn lộ trình, chọn phương thức vận chuyển tối ưu đến xử lý chứng từ và thủ tục hải quan:
Đầu tiên là về sức mạnh đàm phán và tiết kiệm chi phí. Nhờ mạng lưới với hãng tàu, hãng hàng không, Forwarder có khả năng thương lượng cước phí thấp hơn 10 – 30% so với giá doanh nghiệp lẻ tự túc. Đồng thời gom lô lẻ (LCL) thành container chung, giảm chi phí đến 40%.
Tiếp đó ở khâu xử lý thủ tục và chứng từ chuyên nghiệp. Forwarder chuẩn bị và kiểm tra hóa đơn, vận đơn, C/O, packing list, khai báo mã HS, nộp thuế, thông quan,v.v.
Freight Forwarder đảm bảo quản lý vận chuyển trọn gói và minh bạch. Trong logistics, Forwarder điều phối phương tiện, xếp dỡ và cung cấp dịch vụ theo dõi trực tuyến 24/7. Hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật tức thời vị trí và trạng thái hàng hóa.
Bên cạnh đó, giảm thiểu rủi ro và tư vấn chuyên sâu. Forwarder hỗ trợ mua bảo hiểm phù hợp, bảo vệ giá trị lô hàng. Freight Forwarder tư vấn tuân thủ quy định quốc tế, tối ưu hóa kho bãi, quản lý tồn kho và phân phối.
Chính nhờ những năng lực này, Forwarder là đối tác chiến lược của doanh nghiệp. Hơn cả đơn vị vận chuyển, Forwarder là bạn đồng hành trong xuất nhập khẩu, đảm bảo hàng hóa đến đúng hạn, an toàn và chi phí cạnh tranh. Từ đó, nâng cao hiệu quả logistics một cách toàn diện.
Kết luận
Forwarder giúp doanh nghiệp vượt qua thách thức logistics, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành trong hoạt động xuất nhập khẩu. Chọn đúng Forwarder uy tín, bạn hoàn toàn có thể yên tâm hàng hóa đến tay đối tác đúng hạn, an toàn với mức giá phù hợp.
Tham khảo dịch vụ Forwarder của Ace Home Việt Nam quy trình xuất nhập hàng hóa không là gánh nặng!
Pingback: Khái niệm xuất khẩu là gì? Tổng quan xu hướng xuất khẩu