Khi thuê kho và vận chuyển hàng hóa, vận đơn là chứng từ không thể thiếu. Chúng đóng vai trò như “giấy thông hành” giúp đảm bảo quyền lợi của cả người gửi và người nhận. Hiểu rõ khái niệm, các loại vận đơn phổ biến và chức năng cụ thể. Giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và tối ưu quy trình logistics.
Bài viết bên dưới sẽ cung cấp thông tin chi tiết, các loại vận đơn thường gặp trong hoạt động thuê kho và vận chuyển.
Xem thêm: Tìm hiểu về dịch vụ kho vận: Quy trình và dịch vụ vận hành trong chuỗi cung ứng
Vận đơn là gì? Vì sao doanh nghiệp cần hiểu rõ
Vận đơn (Bill of Lading – B/L) là một trong những chứng từ bắt buộc và quan trọng nhất trong hoạt động vận tải và xuất nhập khẩu. Đặc biệt là vận tải đường biển. Vận đơn đóng vai trò như biên lai hàng hóa, hợp đồng vận chuyển và chứng từ sở hữu hàng hóa.
Khi doanh nghiệp xuất hàng, vận đơn là căn cứ để làm thủ tục hải quan. Khai báo thuế, giải ngân ngân hàng, cũng như là cơ sở giải quyết tranh chấp nếu phát sinh. Thiếu chúng, hàng hóa có thể bị kẹt tại cảng, không thể giao nhận hoặc phát sinh chi phí lớn không đáng có.
Hiện nay, tại Việt Nam, vận đơn đường biển là phổ biến nhất. Do đặc thù có đường bờ biển dài hơn 3.200 km và hệ thống cảng biển phát triển. Bên cạnh đó còn có các loại vận đơn đường bộ, hàng không và giấy gửi hàng đường sắt.
Cấu trúc và nội dung chính của vận đơn
Vận đơn (Bill of Lading) là tài liệu bắt buộc trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực logistics và cho thuê kho bãi. Đây không chỉ là bằng chứng xác nhận việc giao nhận hàng hóa. Mà còn là căn cứ pháp lý để xác định quyền sở hữu và truy xuất thông tin trong suốt hành trình vận chuyển.
Một vận đơn hợp lệ thường bao gồm các thông tin chính như:
- Số vận đơn. Là mã định danh duy nhất giúp tra cứu vận đơn. Nhanh chóng cập nhật thông tin lô hàng và tờ khai hải quan.
- Thông tin người gửi và người nhận. Bao gồm họ tên, địa chỉ, số liên lạc để đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi, đúng người.
- Người vận tải và đại lý. Tên đơn vị vận chuyển, bên được ủy quyền phát hành B/L, bên thông báo nếu có.
- Lộ trình vận chuyển. Ghi rõ cảng xếp hàng (POL), cảng dỡ hàng (POD). Điểm đến cuối cùng, tên tàu hoặc phương tiện, số chuyến đi.
- Thông tin hàng hóa. Mô tả chi tiết loại hàng, mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng, thể tích, số container, loại bao bì (thùng, pallet,v.v.).
- Chi phí vận chuyển. Bao gồm cước phí chính, phụ phí và điều kiện thanh toán (trả trước/trả sau).
- Thời gian và địa điểm phát hành. Là căn cứ xác định thời điểm bắt đầu vận chuyển và nơi cấp vận đơn.
- Số lượng bản gốc. Thông thường là 3 bản gốc để đảm bảo quyền lợi giữa các bên.
- Chữ ký xác nhận. Của người vận tải, thuyền trưởng hoặc đại lý được ủy quyền – là điều kiện bắt buộc để B/L có giá trị pháp lý.
Các loại vận đơn phổ biến doanh nghiệp cần biết
Vận đơn (Bill of Lading – B/L) tùy thuộc vào mục đích và đặc điểm vận chuyển. Dưới đây là các loại vận đơn được chia thành nhiều loại phổ biến. Hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn khi thuê kho hoặc vận chuyển hàng hóa:
| Tiêu chí phân loại | Loại vận đơn | Đặc điểm và Ứng dụng |
Theo đơn vị phát hành |
Master B/L | Do hãng tàu/hàng không phát hành, dùng cho hàng nguyên container (FCL). Vận đơn đường biển ghi rõ tên tàu, cảng đi/đến, trọng lượng, lịch trình vận chuyển. |
| House B/L | Do công ty giao nhận (Forwarder) phát hành, dùng cho hàng lẻ (LCL). Chúng linh hoạt trong giao nhận, thể hiện thông tin người gửi và nhận thực tế. | |
Theo khả năng chuyển nhượng |
Order B/L | Ghi “To Order”, có thể ký hậu để chuyển nhượng. thường dùng trong thanh toán L/C, giúp kiểm soát quyền sở hữu hàng hóa. |
| Straight B/L | Ghi rõ người nhận, không thể chuyển nhượng. Đảm bảo chỉ người ghi tên mới được nhận hàng. | |
| Bearer B/L | Không ghi tên người nhận, ai cầm bản gốc sẽ được nhận hàng, rủi ro cao, hiếm sử dụng. | |
Theo tình trạng hàng hóa |
Clean B/L | Xác nhận hàng nguyên vẹn, không hư hỏng hay thiếu hụt. Được hải quan và ngân hàng chấp nhận trong giao dịch. |
| Unclean B/L | Có ghi chú về hư hỏng, thiếu hàng; cảnh báo cho người nhận kiểm tra kỹ lô hàng khi nhận. | |
Theo hành trình vận chuyển |
Direct B/L | Hàng đi thẳng từ cảng đi đến cảng đến, không trung chuyển, tiết kiệm thời gian. |
| Through B/L | B/L chở suốt qua nhiều phương tiện/cảng. Dùng một chứng từ duy nhất để quản lý toàn bộ hành trình. | |
| Multimodal B/L | Vận đơn đa phương thức, dùng cho hàng kết hợp vận chuyển đường biển, bộ, hàng không, tối ưu quy trình logistics. | |
Theo thời điểm xếp hàng |
Shipped on Board B/L | Xác nhận hàng đã lên tàu, thường là yêu cầu bắt buộc từ phía người mua. Quan trọng trong kiểm soát tiến độ. |
| Received for Shipment B/L | Hàng đã được nhận nhưng chưa xếp tàu, có thể cập nhật thành “Shipped” sau khi hàng được xếp lên phương tiện vận tải. | |
Các loại đặc biệt |
Chuyển đổi B/L | Vận đơn được thay đổi thông tin theo yêu cầu (thường do có bên trung gian), linh hoạt trong quá trình mua bán quốc tế. |
| Seaway Bill | Không có giá trị chuyển nhượng, giúp nhận hàng nhanh chóng. Không cần trình bản gốc B/L, phù hợp với hàng hóa luân chuyển tốc độ cao. |
Bảng phân loại các loại vận đơn phổ biến trong logistics và thuê kho
Cách kiểm tra mã vận đơn và quản lý mã khi thuê kho, vận chuyển hàng hóa
Trong quá trình thuê kho và vận chuyển hàng hóa, mã vận đơn giúp người gửi và người nhận. Theo dõi hàng hóa mọi lúc mọi nơi qua hệ thống tra cứu vận đơn của đơn vị vận chuyển hoặc hãng tàu.
Quy trình phát hành vận đơn thường bắt đầu khi người gửi bàn giao hàng hóa tại cảng/kho. Sau đó, đại lý vận chuyển sẽ phát hành B/L gốc (thường 3 bản). Chúng sẽ được gửi trực tiếp cho người nhận hoặc thông qua ngân hàng nếu giao dịch theo phương thức L/C.
Khi hàng cập cảng đích, đại lý tàu thông báo nhận hàng. Người nhận cần xuất trình bản vận đơn hợp lệ và nhận lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O). Nếu là container nguyên, người nhận sẽ nộp thuế (nếu có) và hoàn tất ký gửi container trước khi nhận hàng.
Để quản lý và kiểm tra vận đơn hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:
- Xác minh kỹ các thông tin trên vận đơn. Bao gồm mã đơn, số lượng hàng, loại hàng, cảng xếp/dỡ, và chữ ký người vận chuyển.
- Ưu tiên sử dụng hệ thống quản lý điện tử và vận đơn điện tử (eB/L). Dùng để theo dõi lịch sử chỉnh sửa, có chữ ký số và tăng cường bảo mật.
- Thực hiện đối chiếu hóa đơn vận chuyển định kỳ
- Lưu trữ B/L và hồ sơ liên quan tối thiểu 5 năm phòng kiểm toán.
- Đào tạo nhân sự về ý nghĩa pháp lý và trách nhiệm khi xử lý vận đơn, tránh sai sót và gian lận.
Kết luận
Bài viết trên đã trình bày những thông tin cơ bản về vận đơn. Cung cấp thông tin nhằm giúp khách hàng hiểu rõ cấu trúc và thành phần của vận đơn. Giúp các doanh nghiệp thuê kho, xuất nhập khẩu và logistics chủ động trong kiểm soát hàng hóa. Tránh rủi ro không đáng có trong quá trình giao nhận.
