Thủ tục hải quan là gì? Quy định các bước làm thủ tục hải quan cần biết

Thủ tục hải quan là bước quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Đảm bảo hàng hóa được lưu thông hợp pháp qua biên giới quốc gia. Đây là quy trình được xem là bắt buộc nhằm khai báo với cơ quan chức năng để xác định thuế. Đồng thời kiểm tra hàng hóa và tuân thủ các quy định liên quan.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từ khái niệm đến quy định cần biết trong quá trình làm thủ tục hải quan hiện nay.

Xem thêm: Dịch vụ logistic là gì? Yếu tố và các loại hình dịch vụ logistic phổ biến

Khái niệm Thủ tục hải quan là gì?

Thủ tục hải quan (hay thông quan) là quy trình bắt buộc để hàng hóa và các phương tiện vận tải được phép xuất khẩu, nhập khẩu hoặc quá cảnh qua biên giới quốc gia.

Theo quy định tại Khoản 23 Điều 4 Luật Hải quan 2014:

“Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải.”

Đây là các công việc mà người khai báo hải quan và công chức hải quan thực hiện. Bao gồm khai báo thông tin chi tiết về lô hàng (giá trị, xuất xứ, điểm đến). Nộp các chứng từ như hóa đơn, vận đơn và thanh toán thuế, phí liên quan. Mục đích là đảm bảo hàng hóa tuân thủ pháp luật, an toàn, minh bạch. Đồng thời kiểm soát gian lận thương mại và bảo vệ lợi ích quốc gia.

Tại Việt Nam, thủ tục này được thực hiện tại chi cục hải quan cửa khẩu (cảng biển, sân bay quốc tế). Hoặc ngoài cửa khẩu (cảng nội địa). Các doanh nghiệp thường sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan chuyên nghiệp để tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Đặc biệt với lô hàng quốc tế vận chuyển đường biển. Hàng hóa xuất nhập khẩu phải hoàn thành thủ tục hải quan để được thông quan, góp phần thúc đẩy thương mại toàn cầu hiệu quả và an toàn.

Thủ tục hải quan áp dụng cho hàng xuất khẩu, nhập khẩu

Thủ tục hải quan thường là bước bắt buộc khi hàng ra vào lãnh thổ Việt Nam. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu, cần nắm rõ quy trình hải quan. Từ đó, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro. Dưới đây là tổng quan thủ tục theo từng loại hình:

1. Thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa

Đối với hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Khai và nộp tờ khai hải quan. Khai báo thông tin về lô hàng như mã HS, số lượng, trị giá, nước nhập khẩu, v.v. Tờ khai thường được thực hiện online qua hệ thống VNACCS.
• Chuẩn bị và xuất trình hồ sơ hải quan. Bao gồm hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng nhận xuất xứ (nếu có). Phiếu đóng gói và các giấy phép (nếu hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành).
• Đưa hàng hóa đến cửa khẩu. Hàng phải vận chuyển đến địa điểm kiểm tra hải quan để đối chiếu thực tế. Hải quan có thể kiểm tra ngẫu nhiên, kiểm tra toàn bộ hoặc miễn kiểm tuỳ vào mức độ rủi ro.
• Nộp thuế, phí (nếu có). Trường hợp một số mặt hàng chịu thuế xuất khẩu. Doanh nghiệp cần hoàn thành nghĩa vụ tài chính trước khi thông quan.
• Thông quan và xác nhận thực xuất. Sau khi thông quan, doanh nghiệp cần gửi mã vạch tờ khai cho hãng tàu. Hoặc hãng vận tải để xác nhận hàng đã lên tàu và thực xuất..

Xem thêm: Khái niệm xuất khẩu là gì? Tổng quan xu hướng xuất khẩu mới nhất hiện nay

2. Thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa

Thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa, quy trình chi tiết như sau:

• Xác định loại hàng hóa. Kiểm tra xem hàng có thuộc danh mục cấm. Hạn chế nhập khẩu hay cần giấy phép/kiểm tra chuyên ngành không.
• Khai báo hải quan. Doanh nghiệp khai báo các thông tin chi tiết về lô hàng. Sau đó nộp tờ khai điện tử qua hệ thống hải quan.
• Chuẩn bị hồ sơ. Bao gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng từ thanh toán, chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu (nếu có).
• Đưa hàng đến kiểm tra hải quan. Hàng sẽ được kiểm tra thực tế hoặc miễn kiểm tuỳ mức độ rủi ro theo hệ thống quản lý rủi ro của Hải quan.
• Nộp thuế và lệ phí. Bao gồm thuế nhập khẩu, thuế GTGT và các khoản phí khác. Chi phí nộp căn cứ vào giá trị khai báo thuế hiện hành.
• Thông quan và nhận hàng. Khi hoàn tất các nghĩa vụ tài chính và không có vi phạm. Lô hàng hóa sẽ được thông quan, doanh nghiệp có thể nhận hàng về kho.

Xem thêm: Khái niệm nhập khẩu là gì? Tìm hiểu về quy trình nhập khẩu hàng hóa hiện nay

Các bước làm thủ tục hải quan hàng hóa chi tiết

Thủ tục hải quan giúp đảm bảo tính pháp lý và thông quan nhanh chóng. Để tránh phát sinh chi phí lưu kho hoặc chậm trễ giao hàng, doanh nghiệp cần nắm rõ 5 bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định loại hàng hóa và chính sách

Trước khi khai báo, cần xác định rõ hàng hóa thuộc diện nào. Như thông thường, cấm, cần giấy phép, phải công bố hợp quy hoặc kiểm tra chuyên ngành. Điều này giúp bạn chuẩn bị đúng giấy tờ và không vi phạm pháp luật.

Ví dụ: Hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên biệt phải có kết quả kiểm nghiệm trước khi tiếp tục thủ tục hải quan.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ đầy đủ

Một bộ hồ sơ hải quan cơ bản gồm: hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill). Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép xuất/nhập khẩu (nếu có) và các giấy tờ liên quan. Việc chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế bị yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Bước 3: Khai báo hải quan điện tử

Doanh nghiệp truy cập hệ thống VNACCS hoặc phần mềm ECUS để khai báo tờ khai. Hệ thống sẽ phân luồng hàng hóa thành 3 luồng:

• Luồng xanh: thông quan ngay, không kiểm tra;
• Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ giấy;
• Luồng đỏ: kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa thực tế.

Lưu ý khai đúng mã HS, số lượng, trị giá, v.v. để tránh bị phân vào luồng đỏ gây chậm trễ.

Bước 4: Nộp thuế và lệ phí (nếu có)

Hệ thống tự động tính thuế dựa vào mã HS. Doanh nghiệp cần hoàn tất nghĩa vụ tài chính. Bao gồm thuế nhập khẩu, thuế VAT, thuế môi trường hoặc tiêu thụ đặc biệt (nếu có). Thuế được nộp trực tuyến hoặc qua ngân hàng liên kết. Sau khi thanh toán, hệ thống sẽ cấp Quyết định thông quan.

Bước 5: Hoàn tất thông quan và lấy hàng về kho

Khi đã thông quan, doanh nghiệp cần mang mã vạch và tờ khai đến cảng/kho/bãi để làm thủ tục lấy hàng. Đối với container, cần thanh toán phí nâng hạ và hỗ trợ cung cấp đầy đủ chứng từ để nhận hàng. Trường hợp hàng lẻ hoặc hàng không, quy trình lấy hàng có thể thay đổi tùy vào đơn vị vận chuyển.

Quy định hồ sơ và vài lưu ý khi làm thủ tục hải quan

Khi làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ đúng quy trình. Nhằm rút ngắn thời gian thông quan, tránh phát sinh chi phí và tránh rủi ro pháp lý. Dưới đây là các thông tin quan trọng cần nắm rõ:

Một bộ hồ sơ thủ tục hải quan đầy đủ gồm những gì?

Một bộ hồ sơ khai báo hải quan cơ bản bao gồm:

• Tờ khai hải quan (khai điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS)*
• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O – nếu có)
• Giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu (nếu thuộc diện có điều kiện)
• Chứng từ kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, kiểm định, công bố hợp quy, v.v.)

Lưu ý: Với hàng hóa xuất nhập khẩu tại chỗ, hồ sơ có thể bao gồm hóa đơn GTGT thay thế cho hóa đơn thương mại.

*Sau khi chuyển tờ khai hải quan, hệ thống sẽ phân luồng hàng hóa:

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa (Thông quan nhanh)
• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ (Nộp chứng từ bản scan có chữ ký số)
• Luồng đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa thực tế (Cán bộ hải quan kiểm hóa trực tiếp tại kho hoặc cảng)

Lưu ý: Với luồng đỏ, cần phối hợp chặt chẽ để cán bộ kiểm hóa xác nhận và thông quan nhanh chóng.

Lưu ý khi làm thủ tục hải quan để tránh bị xử phạt

Những lỗi thông thường khi làm thủ tục hải quan

Doanh nghiệp cần tránh các lỗi phổ biến dưới đây để không bị giữ hàng hoặc phát sinh chi phí:

• Khai sai mã HS: Dẫn đến áp sai thuế, bị phạt hoặc truy thu.
• Sai thông tin hàng hóa (tên hàng, số lượng, trị giá, v.v.)
• Nộp hồ sơ chậm hoặc khai trễ so với lịch tàu/đơn hàng
• Chứng từ không khớp nhau (vận đơn khác với hóa đơn hoặc packing list)
• Hàng thực tế không đúng khai báo: Có thể bị xử lý vi phạm, thậm chí tịch thu hàng.
• Khai nhiều thời hạn nộp thuế trên một tờ khai: Phải tách ra nhiều tờ khai riêng.

Lưu ý khi chuẩn bị chứng từ điện tử

Trong quá trình làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần lưu ý vài điểm sau:

• Tất cả các chứng từ có thể sử dụng dưới dạng điện tử có chữ ký số, không cần bản cứng có dấu mộc.
• Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, đúng định dạng. Theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
• Trường hợp hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên biệt. Các kết quả hoặc giấy phép có thể được gửi trực tiếp qua hệ thống hải quan điện tử (cơ chế một cửa quốc gia).

Kết luận

Thủ tục hải quan là bước pháp lý bắt buộc trong quá trình xuất khẩu hàng hóa. Việc hiểu rõ các bước làm thủ tục hải quan, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Luôn tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro. Cùng các chi phí không cần thiết và quy trình hoạt động thương mại quốc tế.

Nếu bạn là doanh nghiệp mới hoặc chưa có kinh nghiệm. Nên tìm đến dịch vụ thủ tục hải quan chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian và nguồn lực.