Hướng dẫn quy cách đóng gói an toàn cho doanh nghiệp thuê kho

Quy cách đóng gói hàng hóa đúng cách là yếu tố được các doanh nghiệp ưu tiên để xây dựng và củng cố uy tín thương hiệu. Việc áp dụng quy trình đóng gói chuẩn không chỉ đảm bảo an toàn cho sản phẩm. Mà còn nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp, tạo niềm tin với khách hàng. Tuy nhiên, làm thế nào để đóng gói an toàn, đảm bảo chất lượng hàng hóa trong suốt hành trình vận chuyển?

Trong bài viết bên dưới, Ace Home Việt Nam hướng dẫn quy cách đóng gói an toàn cho doanh nghiệp.  

Xem thêm: Dịch vụ xử lý đơn hàng thương mại điện tử nhanh chóng, chi phí tối ưu tại Ace Home

Tại sao cách đóng gói đúng lại quan trọng trong chuỗi logistics?

Đóng gói hàng hóa đúng quy chuẩn mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong chuỗi cung ứng:

• Bảo vệ sản phẩm an toàn. Ngăn ngừa hư hỏng do va đập, độ ẩm, nhiệt độ, bụi bẩn. Đặc biệt với hàng dễ vỡ, điện tử, thực phẩm. Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn đến tay khách, giảm 30% rủi ro hư hỏng trong vận chuyển.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng. Kiện hàng chỉn chu, sạch đẹp tạo ấn tượng chuyên nghiệp, tăng sự tin tưởng và khuyến khích khách quay lại. Đóng gói chuẩn giúp tăng 30% khả năng khách hàng tái mua.
• Tăng hiệu quả vận chuyển. Quy cách đóng gói rõ ràng hỗ trợ phân loại, bốc dỡ, dán nhãn nhanh chóng. Rút ngắn thời gian giao hàng và hạn chế sai sót, thất lạc.
• Quảng bá thương hiệu hiệu quả. Bao bì đẹp mắt với thông tin rõ ràng giúp tăng nhận diện thương hiệu và thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm.
• Tăng tính minh bạch và truy xuất. Bao bì có mã hàng, barcode rõ ràng hỗ trợ quản lý tồn kho, đối soát dễ dàng, nâng cao hiệu quả vận hành.

Quy định chung và hướng dẫn về quy cách đóng gói

Quy cách đóng gói hàng hóa là tập hợp các tiêu chuẩn giúp bảo vệ sản phẩm trong quá trình lưu kho và vận chuyển. Dưới đây là quy định chung và hướng dẫn về quy cách đóng gói hiện nay:

Quy định chung về cách đóng gói theo từng nhóm ngành

Mỗi nhóm ngành có tính chất sản phẩm khác nhau. Do đó yêu cầu đóng gói cũng cần được thiết kế riêng biệt để đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý:

Đối với ngành hàng nguy hiểm (chất lỏng, hóa chất, vật liệu dễ cháy, phóng xạ, v.v)

Doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ các quy định của cơ quan chức năng địa phương. Hoặc xuất nhập khẩu quốc tế như Hoa Kỳ, Canada về đóng gói hàng nguy hiểm. Bao bì phải có tính chịu lực cao, chống rò rỉ, có dán nhãn cảnh báo rõ ràng và được kiểm định theo tiêu chuẩn an toàn.

Ngành hàng dễ vỡ và điện tử (gốm sứ, kính, tivi, điện thoại, v.v)

Các sản phẩm dễ vỡ cần được bọc ít nhất 2 – 3 lớp bằng vật liệu chống sốc như bọt khí, mút xốp và đặt trong hộp carton 3 – 5 lớp. Thiết bị điện tử nên sử dụng túi chống tĩnh điện và hộp carton chuyên dụng. Mọi kiện hàng phải có tem cảnh báo “Hàng dễ vỡ” nhằm tăng độ nhận biết và cẩn trọng trong xử lý.

Ngành thực phẩm và mỹ phẩm

Hàng thực phẩm khô cần hút chân không, đựng trong túi zip kín khí. Cách đóng gói trong hộp phải đạt chuẩn an toàn thực phẩm, có nhãn ngày sản xuất và hạn dùng. Với mỹ phẩm, bao bì cần chống va đập, tránh ánh sáng và độ ẩm, kèm theo gel hút ẩm trong thùng chứa.

Ngành thời trang – văn phòng phẩm – hàng nhẹ

Các mặt hàng như quần áo, giày dép, tài liệu, sách vở, v.v. Chúng phải được bọc bằng túi nilon kín để tránh ẩm, bụi, sau đó cho vào hộp carton. Dán tem hướng dẫn như “Không ép”, “Không gập cong” để tránh làm hư sản phẩm.

Ngành điện gia dụng – hàng hóa cồng kềnh

Sản phẩm như máy giặt, tủ lạnh cần được đóng gói trên pallet, cố định bằng dây đai và màng co. Bao bì phải đảm bảo chống nước, chịu lực tốt và được dán tem chỉ hướng vận chuyển như “Chiều đứng”, “Không lật ngược”.

Các quy định chung áp dụng toàn ngành

Đóng gói hàng hóa đúng chuẩn áp dụng cho mọi ngành hàng:

• Sử dụng bao bì phù hợp như thùng carton, nilon, hộp nhựa, gỗ,v.v. Còn tùy theo đặc tính sản phẩm.
• Chèn vật liệu chống sốc (bọt khí, hạt xốp,v.v.) vào khoảng trống để cố định sản phẩm.
• Niêm phong kín bằng băng keo. Tuyệt đối không dùng dây vải hoặc dây thừng.
• Dán mã vận đơn, cảnh báo nếu cần. Ghi đầy đủ thông tin người nhận (họ tên, số điện thoại, địa chỉ người gửi/nhận).

Hướng dẫn về quy cách đóng gói hàng hóa

Dưới đây là quy trình đóng gói cơ bản, áp dụng hiệu quả với hầu hết các loại hàng hóa thông thường:

Bước 1: Phân loại và chuẩn bị vật liệu

Trước tiên, cần phân loại mặt hàng cần đóng gói (hàng dễ vỡ, hàng thông thường, hàng cồng kềnh,v.v). Chuẩn bị đầy đủ các vật liệu như túi khí, mút mềm, thùng carton, băng keo, màng PE. Hoặc vật liệu chống nước phù hợp với từng loại sản phẩm. Nếu hàng đóng theo số lượng lớn, có thể sử dụng pallet và xe nâng để nâng cao độ an toàn.

Bước 2: Đóng gói và cố định sản phẩm

Bọc sản phẩm bằng vật liệu chống sốc như túi khí hoặc mút mềm. Sau đó đặt hàng vào thùng carton chắc chắn. Một vài hàng hóa, sản phẩm có nhiều góc cạnh. Đơn vị đóng gói cần chèn vật liệu đệm ở 6 mặt và các khe hở để hạn chế va đập. Nếu vận chuyển hàng số lượng lớn, nên đặt toàn bộ thùng hàng lên pallet. Và cố định bằng dây đai hoặc màng PE để tránh xê dịch. Sau đó đặt vào thùng carton và cố định chắc chắn.

Bước 3: Niêm phong và ghi nhãn

Dùng băng keo dán kín thùng hàng theo hình chữ H hoặc xung quanh để tăng độ bền và chắc chắn. Tiếp tục quấn thêm vật liệu chống sốc đối với hàng dễ vỡ. Dán phiếu, tem giao nhận hoặc in mã vận đơn ở mặt ngoài thùng. Trong trường hợp hàng hóa đặc biệt, cách đóng gói này nên ghi rõ ký hiệu cảnh báo như “Hàng dễ vỡ”, “Không lật ngược”, “Tránh nắng nóng”,v.v.

Bước 4: Kiểm tra và bàn giao

Kiểm tra lại toàn bộ kiện hàng về độ chắc chắn, số lượng và thông tin ghi chú. Trước khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển, đơn vị đóng gói nên chụp ảnh lưu hồ sơ. Và lập biên bản giao nhận rõ ràng giữa hai bên để dễ dàng theo dõi và đối chiếu khi cần thiết.

Quy trình đóng gói hàng hóa trong hệ thống cho thuê kho Ace Home Việt Nam

Việc áp dụng đúng quy cách đóng gói giúp bảo vệ hàng hóa an toàn. Hỗ trợ quá trình nhập – xuất kho diễn ra nhanh chóng. Tránh thất thoát và nâng cao trải nghiệm người nhận cuối cùng. Dưới đây là quy trình đóng gói hàng hóa phổ biến được Ace Home áp dụng:

Bước 1: Lựa chọn vật liệu đóng gói hàng hóa

Tùy vào loại hàng hóa, Ace Home sử dụng thùng carton có nhiều lớp chắc chắn. Kết hợp với vật liệu chống sốc như túi khí, mút PE hoặc xốp để giảm thiểu rủi ro va đập. Đặc biệt với các hàng hóa có cấu tạo phức tạp như hàng dễ vỡ, điện tử hay có giá trị cao,v.v. Lớp lót bảo vệ sẽ được gia cố kỹ hơn.

Bước 2: Phân loại và đóng gói riêng từng loại hàng

Trước khi đóng gói sản phẩm sẽ được phân loại cụ thể. Tùy theo kích thước, chất liệu và tính chất sử dụng. Cách đóng gói sản phẩm được phân biệt cụ thể từng loại, đảm bảo an toàn, tránh va chạm khi vận chuyển. Đặc biệt với đơn hàng gồm nhiều loại sản phẩm khác nhau.

Bước 3: Niêm phong chắc chắn và kỹ lưỡng

Chúng tôi sử dụng băng keo dán chắc chắn theo hình chữ H. Đặc biệt chú trọng các góc cạnh để đảm bảo kiện hàng kín, không bụi bẩn hay nước lọt vào. Quấn thêm bên ngoài một lớp mút chống sốc tránh va đập khi vận chuyển. Với hàng nặng, lớp dán được gia cố thêm bằng dây đai hoặc màng PE để tăng độ bền.

Bước 4: Ghi nhãn và ký hiệu cảnh báo rõ ràng

Sau khi đóng gói, các kiện hàng đều được dán nhãn đầy đủ thông tin. Bao gồm của người gửi, người nhận, mã đơn hàng, mã vận đơn. Với hàng đặc biệt, Ace Home ghi chú cảnh báo như “Hàng dễ vỡ”, “Quay video khi mở hàng và liên hệ shop khi có vấn đề”, v.v. Hoặc vẽ biểu tượng mũi tên chỉ hướng xếp hàng hóa, để nhân viên vận chuyển xử lý đúng cách.

Bước 5: Kiểm tra và xác nhận hàng trước khi xuất kho

Trước khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển, nhân viên tại Ace Home sẽ tiến hành kiểm tra lại toàn bộ kiện hàng. Đảm bảo đúng quy cách đóng gói, không bị hở, móp méo và thông tin nhãn dán chính xác 100%.

Kết luận

Việc hiểu rõ quy cách đóng gói, giúp hàng hóa được bảo vệ tốt nhất trong quá trình vận chuyển. Chúng tôi mong rằng bài viết đã mang đến những thông tin giá trị, hỗ trợ cá nhân và doanh nghiệp trong quy trình logistics hiện đại.

Nếu bạn là doanh nghiệp TMĐT có nhu cầu thuê kho tích hợp fulfillment để tối ưu quy trình kinh doanh. Liên hệ ngay Ace Home Việt Nam để được cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp nhất.